マナーの常識

• ・相手の目を見て、明るくはっきりとあいさつします。
• ・その日の気分でしたりしなかったりではなく、
  いつもきちんとあいさつをしましょう。
• ・自分から率先してあいさつをすると、気分がラクになるうえに、
  会話やその場の雰囲気までも明るくなります。
• ・一般的なあいさつに、「今日もよろしくお願いします」
  「いつも元気ですね」などとオリジナリティのあるひと言を、
  心を込めて付け加えると、より効果的です。

• ・相手の立場に合わせて、3種類の敬語を使い分けましょう。
  
  尊敬語／相手の行動や状態、性質、所有物を高める表現。
  謙譲語／自分がへりくだることで、相手に敬意を表す表現。
  丁寧語／言葉や会話全体を、ていねいに表現するビジネス会話の基本形。
• ・「習うより慣れろ！」で、間違いを恐れず使ってみましょう。

• ・名刺は訪問した側や、
  目下の人から先に渡すのが原則です。
  目上の人が先に名刺を出したら、
  「申し遅れました」とひと言添えて、
  自分の名刺を出しましょう。
• ・「○○○○○の○○と申します。
  よろしくお願いいたします」と名乗り、
  会釈しながら両手で名刺を差し出します。
  受け取るときは、「頂戴いたします」
  と言いながら、両手で受け取りましょう。

• ・名刺を受け取ったら、「○○様ですね」と復唱します。
  相手の声が聞き取れない、名前の読み方がわからない、という場合は、その場で「失礼ですが、
  何とお読みすればよろしいのでしょうか」と確認しましょう。後で尋ねると失礼になります。
• ・受け取った名刺はすぐにしまわずに、机の上や名刺入れの上などに置いておきます。
  席を離れるときや相手が名刺をしまったときなどが、名刺をしまうタイミングです。
  それまでに顔と名前はしっかり覚えるようにしましょう。
• ・もらった名刺はきちんと整理しておくのが基本です。
  いつでも確認できるように、名刺ファイルなどを活用してもいいですね。

■受けるとき

• ・会社の電話の操作方法と、部署名や個人名は
  いつも確認しておきましょう。
  変更や異動など、前もって情報を入手しておけば、
  あわてずに対応できます。
• ・呼び出し音が鳴ったら、3回以内に受話器を取るのが原則です。
  それ以上時間がかかったときは、会社名を名乗る前に
  「お待たせいたしました」と、ひと言付け加え、
  こちらの会社名と部署、名前を名乗ります。
  はっきり明るい声を心がけると、会社のイメージもアップします。

• ・本人が席を外していたり、外出したりしている場合は、
  「あいにく○○は、席を外して（外出して）おります」と答え、相手の名前と会社名、部署名、電話番号、
  必要があれば用件を聞いてメモをとり、メモは復唱します。
  本人には忘れずに内容をきちんと連絡します。
• ・取り次ぐ場合に受話器を置くときは、保留になっていることを必ず確認します。
  電話を切るときはひと息おいて、相手が切るのを待ってから静かに置きます。

■かけるとき

• ・電話をかける前に、用件をメモにまとめておきます。簡潔に要領よく伝えることを心がけましょう。
• ・相手が電話に出たら、まず会社名と名前を名乗り、相手の都合を確認し、手短かに用件を話します。
• ・不在の場合は、原則としてこちらからかけ直します。やむを得ず伝言を頼む場合は、簡潔に伝えます。
  また、電話を受けた相手の名前は確認しておきましょう。
• ・電話をかけたほうから切るのが原則ですが、相手が目上や顧客の場合は後で切るようにしましょう。

● 携帯電話はTPOに応じた気配りが大切 ・仕事中に携帯電話をかける場合は、 「今、かけてもよろしいでしょうか」と、 周囲の人の許可を得ます。 また、相手側にも 「今、お話ししてもよろしいでしょうか」と 尋ねることも忘れずに。 ・電源OFFやマナーモードにするのを忘れたり、 使用禁止の場所などで呼び出し音が鳴ってしまったら、 すぐに切り、周囲の人にお詫びを言いましょう。 相手には改めてかけ直します。 ・いつでもどこでも連絡をとれるからこそ、 話す場所や声の大きさ、 相手側の状況に気を配ることが大切です。

• ・ビジネスメールと個人メールはまったく違うものと考えてください。
  相手との関係や自分の立場などを認識して、上手にメールを使いましょう。
  絵文字や文体など、ビジネスへの姿勢を疑われてしまうようなメールは避けましょう。
• ・メールはすぐに読んでもらえない可能性もあることを理解しておき、
  用件やその内容に合わせて電話やFAXなどと使い分けることも大切です。
• ・メール形式はテキスト形式が基本。HTML形式は文字の大きさや色を変えられて便利な半面、
  設定によっては「文字化け」などのトラブルを引き起こします。
  メールソフトによって初期設定がHTML形式のものもあるので、一度確認してみましょう。
• ・返信メールの場合、これまでの経緯を確認する意味で、
  以前のメールの全文を引用してやりとりします。
  ただし、データ量が多くなることもあるので臨機応変に。

• ・一般的には、出入口から
  一番遠い席が上座になります。
  訪問先では部屋の入口に近い下座で
  待つのが礼儀です。
  
  

  〔応接室〕	ソファと肘掛け椅子がある場合は、 ソファの方が上座。
  〔会議室〕	一番奥の真ん中が議事進行役の席。 その両隣りの席から順に上座となる。
  〔円　卓〕	入口から最も遠い場所が一番上座。 その両隣りの席から順に上座となり、 もてなす人は入口に近い席に座る。

• ・会釈：朝夕のあいさつ、廊下ですれ違うとき、
  エレベーターのような狭い場所で軽く行うお辞儀です。
  歩みを止め、足を揃え、上体を15度くらい傾ける。
  視線はつま先から1.5mほど先に向ける。
• ・普通礼：お客様をお迎えしたり、
  お見送りするときに行うお辞儀です。
  足を揃え、背筋を伸ばして立ち、上体を30度くらい傾ける。
  視線はつま先から1mほど先に向ける。
  男性は両腕をまっすぐ体の両脇に添える。
  女性は両手を前で自然に重ねる。
• ・敬礼：お礼を述べたり、謝罪するときに行う、
  最もていねいなお辞儀です。
  足を揃え、背筋を伸ばして立ち、上体を45度くらい傾ける。
  視線はつま先から50cmほど前に向ける。
  男性は両腕をまっすぐ体の両脇に添える。
  女性は両手を前で自然に重ねる。